如何做好合规管理、搭建合规体系?
合规管理就是依法治企,中国企业合规体系建设,将助推企业管理和公司治理上到新的台阶,也是中国企业走向国际市场的必由之路。
通过对《中央企业合规管理指引》的条文解读可以看出,企业合规师,尤其是其中的最高职位——首席合规官,在企业总法律顾问、总会计师、法务总监等高管中更适合由总法律顾问担任,作为企业合规管理的总负责人。
从更大的角度看,企业的大合规时代已然来临,传统法务必须适应新形势需要、创新发展、开拓思路,勇担企业合规体系牵头建设之责,不断扩大法务工作的影响力、拓展企业健康发展的服务保障能力。
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传统法务的机遇与挑战
高质量的法务管理应该是企业内部以复合型法务人才为主体,以总法律顾问为主导,实现全面法律风险防控、参与企业战略制定、融合日常经营管理、合规体系建设、全员法治思维的提升以及诉讼管理等系列活动的总称。
其中,合规管理,就是要符合法律、法规、政策、制度、社会道德以及价值规范的约定。合规管理是从法律角度出发告诉企业“怎么做”“如何前瞻”“建立企业的长期目标”以及“避免法律责任包括刑事法律责任”。合规管理关乎企业的生死存亡,是提高企业的竞争力、促进企业的健康持续发展的内在需要。
显然,未来企业法务要在合同、并购、知识产权、财税、诉讼等传统业务中,逐步增加公司治理、内控、内审、合规等工作内容。
《指引》第9条和第10条分别规定,中央企业相关负责人或总法律顾问担任合规管理负责人,法律事务机构或其他相关机构为合规管理牵头部门,组织、协调和监督合规管理工作,为其他部门提供合规支持。
从规定中可以发现,相比于总揽经济核算业务的总会计师,以及偏向于内部部门建设与考核的法务总监,《指引》比较倾向由总法律顾问作为合规管理负责人,法务部门作为合规建设的牵头部门。
《指引》对合规管理体系的各构成要素也进行了全面规定,包括:合规组织,合规制度,合规风险管理,合规审查,合规评审,合规考核评价,合规培训,违规举报、调查和问责,合规报告,合规管理信息系统,企业合规文化,重点合规领域等。
全面性原则对从业人员素质要求更高,法务人员如何转变工作理念,从被动保障转变为主动服务并为企业创造价值,从提供法律支持、解决法律纠纷增加到改善企业管理、促进企业法治、保障企业健康发展,从单一的法律风险防控到融合内控、风控、法律风险防控、合规、监察、审计等多系统控制、服务、监督、保障等等,均是巨大挑战。
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合规管理体系建设的顶层设计
各体系的分管领导、管理部门不同;每个体系工作标准不一;工作对象存在交叉和空白;每个管理体系都有信息化需求,企业为此建设和运行多套甚至几十套互不兼容的信息系统;每个管理体系都要求检查、考核评价、提交定期管理报告等。
从业务层面和关注重点来看,原有的各种体系均聚焦企业的一些工作重点,识别并分析相关领域的风险,明确了相关防控的措施,从本质上看,这些都是为了企业某一方面的风险防范设定的子体系,目标都是为了保障企业的健康发展。
《指引》第4条要求,要按照全面性、责任性、协同性和独立性的原则加快建立健全合规管理体系,推动合规管理与法律风险防范、监察、审计、内控、风险管理等工作相统筹、相衔接,确保合规管理体系有效运行,合规管理要覆盖企业各业务领域、各部门、各级子企业和全体员工,贯穿决策、执行、监督全流程。
这可以理解为,用合规管理体系来统筹协同法律风险防范、监察、审计、内控、风险管理等子体系,原有子体系在职权范围内履行合规管理职责,在整体上确立这些体系之间关系架构,不是整合、替代,而是相互统筹和衔接,厘清管理界面和接口、避免相互交叉和冲突、实现资源的集约和共享,通过建立健全一种大合规保障体系,即以体系融合为主线,以规章制度管理为抓手,以合规审核为重点,以依法治企为目标的企业经营管理体系,从而保障企业实现健康持续发展。
考虑到目前相应的合规职能已经有相关业务部门承担,在工作内容、方式有较大程度重合,建立完全独立的合规组织体系和工作体系难度大,也带来管理资源的浪费,容易形成新的工作冲突。
《指引》在合规体系建设客观独立原则中明确合规管理牵头部门独立履行职责,不受其他部门和人员的干涉,强调的是工作独立,而不是合规部门独立。
在合规体系建设中,应充分考虑《指引》第二章要求的七个层级的合规管理组织架构,赋予董事会、监事会、经理层、合规委员会、合规管理负责人(合规总监)、合规管理牵头部门(法务合规部)以及业务部门不同的职责权限。
因此,从风险防控角度出发,以法律和企业规章制度作为行为准则,运用专业的尽职调查方法和规范程序做好“事前预防、事中控制、事后救济(追责)”,在现有子体系的专业人员中选任具有任职资格的专业合规管理人员,试行人员交叉任职、问题信息共享以及问责整改相融,合理配置合规管理资源,实现合规管理集成,最终目标是为企业健康发展保驾护航。
其中,董事会日常工作部门负责公司一级规章制度的管理,负责与上市公司监管相关的合规管理,向法务合规部提供上市监管相关违规信息及其他有关资料;战略规划部门负责将合规管理纳入企业发展规划;人力资源部门负责按照不相容职务分离原则选聘、培养合规管理队伍,将合规培训纳入员工培训计划,运用合规考核和评价结果,向法务合规部提供人员处分、个人事项申报中的违规信息等合规有关资料,负责合规管理机构设置、定员相关工作,负责将合规管理人员纳入人才招聘计划,向法务合规部提供违反劳动纪律处理资料及其他有关资料;财务部门负责财务相关合规工作;审计部门负责在内部审计工作中统筹进行合规检查,负责在内控评价工作中统筹开展合规评价工作,协同法务合规部组织进行规章制度缺陷整改工作,向法务合规部提供内部审计、内控合规评价报告及其他有关资料;安全生产部门负责安全、质量、环境保护及职业健康违规事件的查处,向法务合规部提供安全质量事故调查、处理有关资料;纪检监察负责对违规举报进行受理、调查和处理,组织合规管理部门查处重大违规行为,协同法务合规部开展合规文化培育工作,向法务合规部提供违规处理结果及其他有关资料;党委办公室负责将合规检查纳入巡视工作范围,向法务合规部提供合规检查相关资料。
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合规管理体系搭建的3W
具体来说,在董事会下依次设合规委员会、合规总监、合规部门,合规部下设合规管理专员;在二级单位设立合规部并配备合规专员、各业务部门设立兼职合规管理员;在三级单位设立合规管理专员。
重点领域的合规管理,包括市场交易、安全环保、产品质量、劳动用工、财务税收、知识产权、商业伙伴等,重点环节的合规管理,包括制度制定环节、经营决策环节和生产运营环节,重点人员的合规管理,包括管理人员、重要风险岗位人员以及海外人员等。
在三道防线上,主要表现为:
第二道防线,合规团队:制裁与出口管制、反腐败与反贿赂、隐私与数据保护、反洗钱、利益冲突、产品安全与消费者权益保护等;
第三道防线,审计监督部门:合规检查、违规追责等。
合规体系的搭建,首先,企业负责人要树立合规意识,这是合规体系建设的根本,但是企业领导人的合规意识需要合规部门和合规管理人员经常性对其进行合规风险的提醒。
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企业合规岗位薪酬参考
企业合规师(我们常称为合规官、合规管理人员等等),已经成为了一个新兴职业,且被国家正式认可。合规师能力的优劣是保障企业能否稳定经营的重要因素之一;而绝大多数设立合规师的企业也认识到合规师的重要性,从而提供良好的福利待遇。以首席合规官为例我们来看看全球的平均数据:
本文逻辑结构可分为两层:首先,通过对《中央企业合规管理指引》的条文解读,提炼企业合规管理负责人的核心职责;其次,从其他条文出发,给出企业合规管理部门的顶层设计思路和3W要求。
通过《指引》第9、第10条对合规负责人和牵头部门的职能描述,我们能够清楚地感受到,相比于总揽经济核算业务的总会计师,以及偏向于内部部门建设与考核的法务总监,指引更加倾向由总法律顾问作为合规管理负责人,法务部门作为合规建设的牵头部门。毕竟合规概念与法务概念有相通之处,合规职责也是传统法务职责的自然延申,总法律顾问在担任企业合规负责人方面具备天然优势。
文章后续的分析中也说明,合规不仅是企业未来发展趋势,是国家加强企业管理、法治建设的要求,同时也是企业健康运行的必经之路。随之而来的,企业的合规岗位将会成为新的高薪热门岗位,成为各路能手眼中的“香饽饽”。
因此,企业管理人员,特别是法务人员,一定要转换思路,摆脱传统的“仅提供狭义法律服务”的思维,延展法务领域边界、加强法务部门的话语权和影响力,助力企业合规管理,不断提升企业竞争力。